資料作成の時間を軽減するパワーポイント・テンプレートデザイン

PowerPointテンプレートで資料作成時間を軽減

パワーポイントの作業時間を減らしブランディングも実現させる

iTEMでは、過去に本格的なパワーポイント(PowerPoint)のテンプレートデザイン制作をいくつかオーダーいただいたことがあります。

オーダーの第一理由は、資料作成時間の削減、第2の理由は、デザインの品質を上げて社外提出するドキュメントイメージを統一するブランディングです。

プレゼン資料がかっこいいと商談確率も上がるので、デザインはとても重要ですが、それよりも作業時間の削減、つまり業務効率化の理由の方が大きかったのは意外だったのでちょっと分析してみました。

プレゼン資料作成時間を短縮できれば数百万円のコスト削減も可能

PRESIDENT (プレジデント) 2014年 11/17号「30分でエクセル、パワポの達人に!」では1000人に調査した資料作成に関するさまざまなデータが掲載されていて、ビジネスマンが資料作成にどのくらいの動労時間を費やしているかがわかります。
データの一部を紹介していくと、報告書や議事録、企画書、プレゼン資料作成に要する時間は、少ない人で1週間に5~6時間、多い人で数十時間。作成に手間のかかる企画書やプレゼン資料に限定すれば、少なめに見積もって1日に1~2時間、1週間で5~15時間程度。
資料作成にかかる時間統計
データ参考:PRESIDENT 2014.11.17号
仮に資料作成の時間を30%くらい削減できた場合、1週間で2~5時間の時短となります。対象従業員が100名いたとしたら200~500時間削減。時間給換算で2,000円のスタッフが残業でこの時間を作業に費やしていたとすれば、2,000×125%=2,500円(残業代)×200時間=50万円(残業代合計)。1カ月で約200万円以上の人件費が節約できます。もしくは、より有意義なお金を生み出す業務時間に代替えできるとも考えられるでしょう。

資料作成時間を減らすことは、コスト削減の有効な手段であるといえます。

パワーポイントで作成する資料の作業時間を削減する方法

ここからはパワーポイントで作成する企画書やプレゼン資料に限定した話になります。パワーポイントで作成する資料の作業時間を短縮する方法は、おもに3つあります。

(1)PowerPointのショートカットキーをマスターする
(2)優れた資料の共有を促進してノウハウを浸透させる
(3)ビジュアルアイテムのテンプレートや共通パーツのライブラリーをつくる

iTEMのパワーポイント・テンプレートデザインは(3)デザインライブラリーを提供する制作サービスになります。

iTEMのパワーポイント・テンプレートデザインとは


パワーポイント・テンプレート
iTEMの提供するパワーポイントデザイン・テンプレートは、これまで説明してきたように作業時間の削減とブランディングを同時に達成させるのを目標にした制作サービスとなります。

単にビジュアルデザインのパーツを納めるのではなく、実用性に富んだビジュアルパーツ、ブランディングを実現させるVI(ビジュアルアイデンティティ)を設計します。

1)テキストに関する規定を設定

PowerPointのテキストに関する規定
まず最初に、基本であり要でもある文字の大きさ、フォント(書体)は要素ごとに統一し、文字情報はタイトル、本文、キャプションなど構造化させます。

タイトルと見出しのフォントはMSPゴシックBold、見出しは箇条書きにして、最大2行に収まるように。見出しの1階層下レベルまで利用可能。より下層レベルの情報は図版内のキャプションとして処理し、本文エリアに含まない等、書式の規定を定めていきます。

2)レイアウトに関する規定を設定

PowerPointのレイアウトに関する規定バリエーション例
次に作業効率化に最も重要なレイアウトの規定を設定します。スライドごとに各要素の位置やサイズがバラつかないようにし、写真や図版の配置エリアは固定グリッドで運用。スライドに必要な要素は効率性を重視し、マスタ登録するなどお客様の用途を考慮して必要なパターンを練り上げていきます。

3)配色に関する規定を作成

PowerPointの配色に関する規定
全体を通して、使用する色の統一化を図ります。商品やサービスのカテゴリごとに色を設定したり企業のコーポレートカラーやVIに沿った配色計画を構築。多色利用の禁止、同色・同系色は、情報としても同じグループになる配色にする、強調色を使いすぎて、逆効果にならないようにする等、デザインの方向性を決める重要なポイントなので、詳細に至るまで内容を詰めて設計していきます。

4)ビジュアルに関する規定やパーツを作成

PowerPointの帯周りデザインパーツ
帯周りのデザインパーツ例

帯周りのデザインパーツを3)で設計した配色計画に基づいて作成します。

PowerPointに使用する図形パーツ
汎用図形パーツ例
サイクル図やポジショニングマップ等、汎用的に使用する図形パーツを 3)で設計した配色計画に基づいて作成します。

PowerPointに使用するグラフ・チャートパーツ類
グラフ・チャートパーツ例
各グラフやチャートのパーツも用途に合わせて作成します。チャートの配色規定についても細かく設定します。

PowerPointで使用するアイコン類
アイコンパーツ例
最後は、アイコンパーツを100~300種程度作成していきます。このパーツのオリジナル製と統一感がプレゼン資料のプランド統制に大きく寄与します。

5)策定した規程と各種グラフィックパーツをテンプレートにして納品です。

PowerPointのデザインテンプレート一覧
iTEMが提供するパワーポイント・テンプレートデザインの基本商品は以上となります。制作期間は2~3カ月です。
基本プランの他にお客様の用途に合わせてピクトグラムやイメージ写真、インフォグラフィックスなどさまざまなビジュアルパーツを作成するオプションもございます。詳細はお問い合わせください。

2015.5.18
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