プレゼン資料作成時間を短縮できれば数百万円のコスト削減も可能
「ビジネスマンの資料作成に関する調査」では1,000人に調査した資料作成に関するさまざまなデータが掲載されていて、ビジネスマンが資料作成にどのくらいの動労時間を費やしているかがわかります。
データの一部を紹介していくと、報告書や議事録、企画書、プレゼン資料作成に要する時間は、少ない人で1週間に5～6時間、多い人で数十時間。作成に手間のかかる企画書やプレゼン資料に限定すれば、少なめに見積もって1日に1～2時間、1週間で5～15時間程度。
仮に資料作成の時間を30％くらい削減できた場合、1週間で2～5時間の時短となります。対象従業員が100名いたとしたら200～500時間削減。時間給換算2,000円のスタッフが残業でこの時間を作業に費やしていたとすれば、2,000×125％＝2,500円(残業代)×200時間＝50万円(残業代合計)。
1週間で50万円、1カ月なら200万円以上の人件費が節約できます。もしくは、非生産業務を生産業務に代替えできるとも考えられるでしょう。
資料作成時間を減らすことは、コスト削減の有効な手段であるといえます。
企業が抱えるパワーポイント資料作成の課題
報告書や議事録、提案書など作成する資料の中で最も時間を要するのが、パワーポイント（PowerPoint）を使用して作成する企画書やスライドショー（プレゼン）です。
資料作成において企業が抱えている課題はざっと下記のとおりです。
- 作成に時間がかかりすぎている
- 内容・デザイン含めクオリティが低い
- 書式や体裁がバラバラで統一感がない
時間がかかっている割に内容が十分でなく、パフォーマンスが悪いので、業績的にも影響の大きい課題となっています。
パワーポイントで作成する資料の作業時間を削減する方法
パワーポイントで作成する資料の作業時間を短縮する方法は、3つあります。
- PowerPointの機能を自在に操るスキルを身につける
- 優れた資料の共有を促進してノウハウを浸透させる
- テンプレートや共通パーツのライブラリーをつくる
中でも効果的なのが、「テンプレートや共通パーツ」のライブラリーを作成することです。
iTEMが提供するパワーポイント・デザインテンプレートとは
弊社の提供するパワーポイントの「デザインテンプレート」は、資料作成時間の削減に加えて、ビジュアル統制を実現する制作サービスです。
実用性に富んだビジュアルパーツの作成、ブランディングを実現させるVI(ビジュアルアイデンティティ)を設計します。
従来使用していたPowerPoint
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デザイン統制を行ったPowerPointテンプレート
PowerPointテンプレート：基本テーマ（カラー・フォント・プリセット）の策定：例
まず最初に、テンプレートデザインの基盤となる基本テーマを策定します。テーマ策定後、デザイン・レイアウト・アイコン・エレメンツ等の作成を進めていきます。
基本パターンの作成：例
PowerPointテンプレートデザインの基本パターンを3〜5種類制作します。 （各種テーマ策定含む）コーポレートアイデンティティやブランディングイメージ向上などビジュアル面でのブラッシュアップがポイントとなります。
レイアウトバリエーションの作成：例
現場でよく作成される文書のパターンや図版等を精査しながらレイアウトバリエーションとして用意していきます。
文書作成者が、特別なスキルなしでも見やすいキレイな文書を作成できるように、これまで作成された文書類から、作成頻度の高い内容をピックアップし、それらを新たに見やすいレイアウトに再構築していきます。図やグラフ等のエレメントについてもサンプルを作成いたします。
＊このレイアウトバリエーションが、PowerPointテンプレートの現実的な利用の成否を分けます。最初の段階でまとめて作成するのではなく、導入後、現場のニーズに合わせて、順次レイアウトパターンを追加していくことも可能です。
エレメンツ・アイコンの作成：例
PowerPoint文書作成においてもっとも無駄な時間を要するのが、図版作成です。よく利用するグラフ・図版の雛形、○や□→等のアイコンなどあらかじめデザイン統制されたものを使用すれば、見やすく整った文書作成が可能となり、且つ作成時間は大幅に削減されます。
SmartArtでのエレメンツの作成：例
PowerPointの標準機能であるSmartArtで作成する汎用的な図版（フローチャート等）のサンプルを策定したテーマカラー（自社独自カラー）に沿って作成することも可能です。
オリジナルアイコンの作成：例
独自に使用するアイコンや頻繁に利用するアイコンをオリジナル作成いたします。フラットデザイン、立体アイコンなどご要望に応じて対応いたします。
iTEMが提供する『PowerPointテンプレートデザイン』の基本商品は以上となります。制作期間は2～3カ月です。
基本プランの他にお客様の用途に合わせてピクトグラムやイメージ写真、インフォグラフィックスなどさまざまなビジュアルパーツを作成するオプションもございます。
資料作りはフリーフォーマットより制限を設けた方が品質も時間も軽減できる
資料作りの効率化で根幹的な問題解決は、「制限」を設けることです。資料作りの中で伝えたい事をまとめて誌面に落とし込む作業が最も時間を要します。真っ白なキャンバスにアウトラインを描くのは難しいのです。
一方、レイアウトの制限を設けるとその形式の範囲内でまとめていかなければならないので、必然的に無駄をそぎ落とすことが身についていきます。
この繰り返しが、編集能力をレベルアップさせるのですが、よりデザイン性の高いテンプレートを使用すれば、その編集クリエイティブを短時間で飛躍的に向上させることができるのです。
【PowerPointテンプレート制作事例：大手複合機メーカーC社様・他多数】
・VI（Visual Identity）によるコーポレートブランドの可視化
・グローバル子会社のプロダクトドキュメントをイメージ統合
・プレゼンテーション提案書の品質向上および制作時間短縮など